SIKÇA SORULAN SORULAR YAZ STAJI BAŞVURU SÜRECİ YURTİÇİ VE YURTDIŞI STAJLAR

A. GENEL SORULAR

1. Yaz stajı başvurusu nereden yapılır?

Yaz stajı başvurusu OBİS sistemi üzerinden yapılır. Öğrenci, OBİS’e giriş yaptıktan sonra “Online İşlemler” menüsü altında yer alan “Staj Başvuru Formu” sekmesine tıklayarak başvuru sürecini başlatmalıdır.

2. Başvuruda hangi staj türü seçilmelidir?

Başvuru sırasında staj türü olarak “Yaz Stajı Başvurusu” seçilmelidir. Yanlış staj türü seçilmesi başvurunun değerlendirme sürecinde sorun oluşturabileceğinden, öğrencinin başvuru öncesinde seçtiği staj türünü kontrol etmesi gerekir.

3. Staj başvurusu ne zaman tamamlanmalıdır?

Staj başvuru süreci, staj başlangıç tarihinden en az 15 gün önce tamamlanmalıdır. Bu süre; bölüm başkanlığı, dekanlık, öğrenci işleri ve ilgili diğer birimlerin onay süreçlerinin tamamlanabilmesi için gereklidir.

4. Staj yapılacak yerdeki sorumlu kişi hangi şartları taşımalıdır?

Staj yerinde öğrenciden sorumlu olacak eğitici/denetçi kişinin en az 5 yıllık deneyime sahip İç Mimar veya Mimar olması gerekmektedir. Öğrenci, başvuru sürecine başlamadan önce bu kişinin mesleki uygunluğunu kontrol etmelidir.

5. Sorumlu mimar/iç mimara ait belge başvuru öncesinde gönderilmeli midir?

Evet. Staj yapılacak kurumda öğrenciden sorumlu olacak kişinin diploma veya mezuniyet belgesi, başvuru öncesinde staj komisyonuna e-posta yoluyla iletilmelidir. Bölüm tarafından uygunluk onayı verildikten sonra resmi başvuru sürecine geçilmelidir.

6. Başvuru sırasında hangi bilgilerin eksiksiz girilmesi gerekir?

Başvuru formunda staj yapılacak kurum bilgileri, yetkili kişinin bilgileri, staj tarihleri ve stajla ilgili diğer alanlar doğru ve eksiksiz şekilde doldurulmalıdır. Eksik veya hatalı bilgi girilmesi başvurunun onay sürecini geciktirebilir.

7. “Staj Gün Sayısını Hesapla” butonu neden önemlidir?

Başvuru formundaki gerekli alanlar doldurulduktan sonra “Staj Gün Sayısını Hesapla” butonuna tıklanmalıdır. Bu işlem yapılmadan başvuru süreci tamamlanamaz. “Başvuru Yap” butonu görünmüyorsa, bilgilerin eksiksiz doldurulduğundan emin olunmalı ve tekrar “Staj Gün Sayısını Hesapla” butonuna basılmalıdır.

8. Başvurudan sonra süreç nasıl takip edilir?

Başvurunun güncel durumu OBİS üzerinde yer alan “Başvuru Durumu” alanından takip edilmelidir. Ayrıca başvuru süreciyle ilgili bilgilendirme, üniversite öğrenci e-posta adresine gönderilebilir. Bu nedenle öğrencilerin hem OBİS sistemini hem de öğrenci e-postalarını düzenli olarak kontrol etmeleri gerekir.

9. Başvuru sırasında doğrulama kodu istenir mi?

Evet. Başvuru sürecini başlatmak için sisteme kayıtlı cep telefonu numarasına SMS olarak veya üniversite öğrenci e-posta adresine doğrulama kodu gönderilir. Öğrenci, gelen doğrulama kodunu ilgili alana girerek başvurusunu onaylamalıdır.

10. Başvuru onaylandıktan sonra QR kodlu staj formu nasıl alınır?

Bölüm başkanlığı ve dekanlık onaylarından sonra öğrenci, OBİS üzerinden “Belge Üret” seçeneği ile QR kodlu onaylı staj formunu oluşturur ve indirir. Bu form, ilgili kurum/firma tarafından imzalanıp kaşelendikten sonra tekrar sisteme yüklenmelidir.

11. İmzalı ve kaşeli staj formu sisteme ne zaman yüklenmelidir?

İmzalı ve kaşeli staj formu, staj başlamadan önce PDF formatında OBİS’e yüklenmelidir. Form yüklenirken ilgili açıklama alanı doldurulmalı ve “Gönder” butonuna basılarak işlem tamamlanmalıdır.

12. Staj defteri ne zaman doldurulur?

Staj defteri, staj süreci tamamlandıktan sonra bilgisayar ortamında eksiksiz şekilde doldurulmalıdır. Defterin çıktısı alınmalı, her sayfası sorumlu mimar/iç mimar tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir. Daha sonra taranmış hali sisteme yüklenmelidir.

13. Staj defteri sisteme nasıl yüklenir?

Staj defteri eksiksiz doldurulduktan sonra tek PDF dosyası haline getirilerek OBİS’e yüklenmelidir. Dosya boyutu 10 MB’den büyük olmamalıdır. Yükleme sırasında açıklama bilgisi eklenmeli ve “Gönder” butonuna basılmalıdır.

14. Staj notu ne zaman ilan edilir?

Staj defteri sisteme yüklendikten sonra staj komisyonu tarafından değerlendirilir. Komisyon değerlendirmesi tamamlandıktan sonra not ilanı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından yapılır.

B. YURTİÇİ STAJLAR İÇİN SIKÇA SORULAN SORULAR

1. Yurtiçinde staj yapacak öğrenciler için sigorta kim tarafından yapılır?

Yurtiçi stajlarda sigorta işlemleri üniversite tarafından yürütülür. Ancak sigorta işlemlerinin zamanında yapılabilmesi için öğrencinin başvuru sürecini staj başlangıç tarihinden en az 15 gün önce tamamlaması gerekir.

2. Yurtiçi staj başvurusunda izlenecek temel adımlar nelerdir?

Öğrenci öncelikle staj yapılacak kurumda kendisinden sorumlu olacak en az 5 yıllık deneyime sahip Mimar veya İç Mimar bilgisini staj komisyonuna iletir. Bölüm uygunluk onayı verdikten sonra OBİS üzerinden “Online İşlemler > Staj Başvuru Formu” adımlarını takip ederek başvurusunu oluşturur. Firma bilgileri girilir, staj gün sayısı hesaplanır, akademik onaylar takip edilir, QR kodlu form indirilir, firmaya imza ve kaşe yaptırılır, ardından imzalı form PDF olarak OBİS’e yüklenir.

3. Yurtiçi stajlarda firma onayı nasıl alınır?

Bölüm başkanı ve dekanlık onayından sonra OBİS üzerinden indirilen QR kodlu staj formu, staj yapılacak firmaya götürülür. Firma, ilgili formu imzalar ve kaşeler. Öğrenci, bu belgeyi PDF formatında sisteme geri yükler.

4. Yurtiçi stajda staj başlangıcından önce hangi belge mutlaka sisteme yüklenmelidir?

Staj başlangıcından önce imzalı ve kaşeli QR kodlu staj formu OBİS’e PDF formatında yüklenmelidir. Bu işlem tamamlanmadan staj süreci resmi olarak ilerlemeyebilir.

5. Yurtiçi stajlarda staj yeri değişikliği yapılabilir mi?

Staj yeri değişikliği zorunlu bir durum oluşması halinde bölüm/staj komisyonu bilgisi ve onayı dâhilinde değerlendirilmelidir. Öğrencinin onay almadan staj yerini değiştirmemesi gerekir.

6. Yurtiçinde staj yapılacak kurumun mimarlık veya iç mimarlık alanında olması zorunlu mudur?

Evet. Staj yapılacak kurumun öğrencinin eğitim alanı ile ilişkili olması ve öğrenciden sorumlu olacak kişinin en az 5 yıllık deneyime sahip Mimar veya İç Mimar olması gerekir. Kurumun uygunluğu bölüm/staj komisyonu tarafından değerlendirilir.

7. Yurtiçi stajda OBİS başvurusu yapılmadan firmada staja başlanabilir mi?

Hayır. Öğrenci, OBİS başvuru ve onay süreçlerini tamamlamadan staja başlamamalıdır. Başvuru, onay ve sigorta işlemlerinin staj başlangıcından önce tamamlanması gerekmektedir.

8. Yurtiçi staj sonunda defter nasıl teslim edilir?

Staj sonunda defter bilgisayar ortamında doldurulur, çıktısı alınır, her sayfası sorumlu mimar/iç mimar tarafından imzalanır ve kaşelenir. Ardından taranmış hali tek PDF dosyası olarak OBİS’e yüklenir.

C. YURTDIŞI STAJLAR İÇİN SIKÇA SORULAN SORULAR

1. Yurtdışında staj yapacak öğrenciler için sigorta üniversite tarafından yapılır mı?

Hayır. Yurtdışı stajlarında sigorta üniversite tarafından yapılmaz. Öğrenci, staj süresinin tamamını kapsayan özel sağlık sigortasını kendisi yaptırmalı ve ilgili sigorta belgesini başvuru sürecinde sunmalıdır.

2. Yurtdışı staj için başvuru öncesinde hangi belge gönderilmelidir?

Yurtdışında staj yapılacak kurumda öğrenciden sorumlu olacak en az 5 yıllık deneyime sahip Mimar veya İç Mimarın diploma ya da mezuniyet belgesi, başvuru öncesinde staj komisyonuna e-posta yoluyla iletilmelidir. Bölüm uygunluk onayı verdikten sonra resmi başvuru sürecine başlanabilir.

3. Yurtdışı stajlarda başvuru süreci ne zaman tamamlanmalıdır?

Yurtdışı staj başvuru süreci, staj başlangıç tarihinden en az 15 gün önce tamamlanmalıdır. Ancak yurtdışı süreçlerinde belge temini, imza süreci, sigorta işlemleri ve kurum yazışmaları daha uzun sürebileceğinden öğrencilerin daha erken başvuru yapmaları önerilir.

4. Yurtdışı staj formu kimlere imzalatılır?

Yurtdışı staj formu sırasıyla Fakülte Dekanı, Bölüm Başkanı ve staj yapılacak yurtdışı kurum tarafından imzalanmalıdır. Öğrencinin ıslak imza sürecini eksiksiz tamamlaması gerekir.

5. Yurtdışı staj evrakları nereye teslim edilir?

İmzalı staj formu ve yurtdışı özel sağlık sigortası evrakları Fakülte Sekreterliğine elden teslim edilmelidir. Evrakların eksiksiz teslim edilmesi, kurul kararının alınabilmesi ve staj giriş işlemlerinin yapılabilmesi için gereklidir.

6. Yurtdışı stajlarda kurul kararı gerekir mi?

Evet. Yurtdışı staj evrakları Fakülte Yönetim Kurulu kararıyla onaylandıktan sonra Öğrenci İşleri tarafından staj girişi yapılır. Bu nedenle öğrencinin belgeleri zamanında ve eksiksiz teslim etmesi önemlidir.

7. Yurtdışı staj yapılacak kurumun uygunluğu nasıl değerlendirilir?

Yurtdışı staj yapılacak kurumun öğrencinin eğitim alanı ile ilişkili olması ve öğrenciden sorumlu olacak kişinin en az 5 yıllık deneyime sahip Mimar veya İç Mimar olması gerekir. Bu uygunluk, başvuru öncesinde bölüm/staj komisyonu tarafından değerlendirilir.

8. Yurtdışı stajlarda özel sağlık sigortası hangi süreyi kapsamalıdır?

Özel sağlık sigortası, stajın tüm süresini kapsamalıdır. Sigorta belgesinde tarih aralığının staj başlangıç ve bitiş tarihleriyle uyumlu olmasına dikkat edilmelidir.

9. Yurtdışı stajda belgeler dijital olarak gönderilebilir mi?

Başvuru öncesinde bazı belgeler e-posta yoluyla staj komisyonuna iletilebilir. Ancak imzalı staj formu ve sigorta evraklarının Fakülte Sekreterliğine elden teslim edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle öğrencinin belge teslim sürecini önceden planlaması önemlidir.

10. Yurtdışı staj sonunda staj defteri nasıl teslim edilir?

Yurtdışı staj sonunda staj defteri bilgisayar ortamında doldurulur, çıktısı alınır ve her sayfası sorumlu mimar/iç mimar tarafından imzalanıp kaşelenir. Ardından taranmış hali sisteme yüklenir. Staj defteri, komisyon değerlendirmesi sonrasında notlandırılır.

D. BAŞVURU SÜRECİNDE DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

1. Öğrenci, başvuru yapmadan önce staj yerinin ve sorumlu kişinin bölüm/staj komisyonu tarafından uygun bulunup bulunmadığını kontrol etmelidir.
2. Staj başvurusu, staj başlangıç tarihinden en az 15 gün önce tamamlanmalıdır.
3. OBİS başvurusunda kurum, yetkili kişi ve tarih bilgileri eksiksiz ve doğru girilmelidir.
4. Öğrenci, başvurunun durumunu OBİS üzerinden düzenli olarak takip etmelidir.
5. Üniversite öğrenci e-posta adresi düzenli olarak kontrol edilmelidir.
6. QR kodlu staj formu, ilgili onaylardan sonra indirilerek firma/kurum tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir.
7. İmzalı ve kaşeli belgeler, staj başlamadan önce sisteme yüklenmelidir.
8. Yurtdışı stajlarda özel sağlık sigortası öğrencinin sorumluluğundadır.
9. Staj defteri bilgisayar ortamında doldurulmalı, imza ve kaşe işlemleri tamamlandıktan sonra tek PDF olarak sisteme yüklenmelidir.
10. Eksik, hatalı veya geç teslim edilen belgeler staj sürecinin onaylanmasını ve notlandırılmasını geciktirebilir.